ISO 37001的诞生背景
提到ISO 37001反贿赂体系,我们一定要先说一下《反海外腐败法》(FCPA),它是1977年由美国制定的;FCPA通过国际组织形成多边公约,从而实现了国际化。由于美国反海外腐败法强力执法带来的震慑效应,越来越多的国家和企业开始重视反贿赂问题。于是英国在2011年11月发布了其国家标准《反贿赂管理体系规范》(BS 10500:2011)。
基于该标准,英国于2013年向国际标准化组织(ISO)提出制定《反贿赂管理体系要求及使用指南》ISO 37001国际标准的提案,ISO于2016年10月发布了《反贿赂管理体系要求及使用指南》(注:ISO其全称是International Organization for Standardization,翻译成中文就是"国际标准化组织"。它是一个独立的非政府国际组织,总部设在日内瓦,该标准致力于为组织建立、执行、维护以及提升反贿赂合规管理体系)。来自20多个国家的120多名专家参加了在伦敦、马德里、迈阿密、巴黎、吉隆坡和墨西哥城举行的这些会议。最终的决定是由参与国协商一致作出的。
在充分考虑了FCPA和英国贿赂法2011的要求和执法实践的基础上制定的,按照该标准建立反贿赂管理体系能够全面覆盖FCPA和英国贿赂法2011以及其他国际反腐败反贿赂公约和国家反腐败反贿赂法规的要求,通过第三方对其反贿赂管理体 系的认证,成为企业证明其反贿赂管理体系有效的最简单最有力的方法。
由此,作为第一个国际反贿赂管理体系标准,ISO 37001于2016年10月15日正式发布。
ISO 37001的意义
ISO 37001反贿赂管理体系的诞生对全球反腐败反贿赂管理的提升具有广泛和深远的意义。标准的发布帮助各组织在其自身业务及其整个全球价值链中打击贿赂风险。反贿赂管理系统通过提供预防、发现和解决贿赂的可管理业务框架,从而降低与贿赂有关的企业风险和成本,也推动了世界范围内的商业道德文化建设。
ISO 37001的适用范围
上市公司
在华外资,合资,以及其他大型企业组织
中小型企业(供应链企业)
企业某个部门或某个项目
非政府组织
等均可使用。
ISO 37001的作用
有效测评以及校准企业现有的合规(反贿赂)体系;
为股东、投资人、管理层、员工、客户以及其他利益相关方强化信心,确保组织合规(反贿赂)体系的合理操作;
面对外部调查时可出示有效证据证明组织已采取合理措施规避违规(腐败)行为;
为组织赢得良好声誉,获得市场更多认可。改善组织的可持续性,提高效率和有效性,从而降低企业运营成本;
展现企业社会责任,体现承诺;
可以在一定程度上规范市场,整顿市场环境和不良风气。
ISO 37001体系认证
体系认证是指企业通过独立的公正的第三方机构对企业的管理体系或者产品进行评价。
独立认证增加了额外的独立保证。按照ISO 37001建立反贿赂管理体系并通过认证已经成为企业降低贿赂风险和法律责任的有效手段。
据悉,目前如沃尔玛、微软等一系列行业巨头已经将ISO 37001的认证,作为强化内部管理、把控合规风险的重要举措。
ISO 37001的发布,使组织对商业伙伴的反贿赂管理的评价有了统一的标准,使得ISO 37001认证证书成为像ISO 9001等管理体系认证证书一样成为招标采购、企业选择供应商和代理商及其他商业伙伴的又一个优先或者必备条件。企业可以联系当地的ISO认证组织或相应的合规专家咨询具体的内容。
未来社会,是越来越讲究诚信和公平的社会。不重视反腐败反贿赂的企业,是不值得合作的企业,是没有前途的企业。
ISO 37001反贿赂管理体系概要
01
本国际标准为制定、实施、维护、评估以及改进反贿赂管理体系制定了具体要求并提供了指南。本体系可以独立或者纳入组织的整体管理体系中实施。本标准解决与组织活动相关的下列贿赂:
a) 公共、私营和非营利部门中的贿赂;
b) 组织实施的贿赂;
c) 组织的员工代表组织或为其利益而实施的贿赂;
d) 组织的商业伙伴代表组织或为其利益而实施的贿赂;
e) 对组织实施的贿赂;
f) 在与组织相关的活动中对其员工实施的贿赂;
g) 对与组织有关的活动中对其商业伙伴实施的贿赂;
h) 直接和间接贿赂(例如,通过或由第三方给予或收受贿赂)。
在本国际标准中,“贿赂”一词是指无论在何地违反适用法律直接或间接地提供、承诺、给予、接受或索取任何价值的不当好处(可以是金钱的或非金钱的),以引诱或奖励个人利用职务之便的作为或不作为。
02规范性引用文件
无。
03术语和定义
下列术语和定义适用于本国际标准。
3.01 组织Organization
为实现目标(3.10),有自己职责、权限和关系的个人或团体。
3.02利益相关方Stakeholder
可以影响决议或活动,或受决议或活动的影响,或认为自身受决议或活动影响到的个人或组织(3.01)。
3.03要求Requirement
明示和规定的需求。
3.04 管理体系Management System
组织(3.01)制定政策(3.09)、目标(3.10)和过程(3.14)并实现这些目标的一系列相互关联或相互作用的因素。
3.05最高管理层Top Management
领导和控制组织的一个或一组高层管理人员。
… …
3.22 持续改进Continuous Improvement
提升绩效(3.15)所不断采取的行动。
3.23 员工Personnel
组织(3.01)的董事、官员、雇员、临时员工或工人和志愿者。
3.24 商业伙伴Business Associate
组织(3.01)已经或计划与其建立某种业务关系的外部方。
3.25 公职人员Public official
无论是任命或选举产生的拥有立法、执法或司法权力的人员,或履行公共职能(包括公共机构、国有企业)的人,或国内和/或国际公立组织组织的官员或代理商。
3.26 第三方Third party
独立于组织的个人或团体。
3.27 利益冲突Conflict of Interest
可能会影响员工(3.24)履职的业务、财务、家庭、政治或个人利益。
3.28 尽职调查Due diligence
进一步评估风险(3.11)的性质和程度的过程(3.14),以帮助组织对特定的交易、项目、活动、商业伙伴和员工作出决策。
3.29 保证 Ensure
采取合理和合适的步骤,以实现规定的目标。
04组织背景
4.1理解组织及其背景
4.2 了解利益相关方的需求和期望
4.3 确定反贿赂管理体系的范围
4.4 反贿赂管理体系
反贿赂管理体系应包含识别和评估贿赂风险及预防、发现和处置贿赂的措施。
4.5 贿赂风险评估
4.5.1 组织应开展贿赂风险评估。
4.5.2 组织应在考虑其政策和目标上制定标准,以评价贿赂风险的水平。
4.5.3 对贿赂风险评估的评审。
4.5.4 组织应保持文件信息以证明贿赂风险评估已经实施,并将其用于反贿赂管理体系的设计活动中。
05领导
5.1 领导和承诺
5.1.1主管部门
5.1.2最高管理层
5.2 反贿赂政策
5.3组织角色、职责和权限
5.3.1 角色和职责
最高管理层应承担实施和遵守反贿赂管理体系的总体职责。
最高管理层和其他所有员工应理解、遵守和运用与其角色相关的反贿赂管理体系要求。
5.3.2 反贿赂合规职能
组织应为反贿赂合规职能配备充足的资源和拥有适当的能力、地位和独立性的人员。
最高管理层可将部分或全部反贿赂合规职能指派给组织外的人员负责。
5.3.3 委托决策
如果最高管理层赋予员工对发生超过低贿赂风险事件做出决策的职责或权限,那么组织应建立和维护“决策制定”的过程或一系列控制措施,以确保决策过程和“决策人”的权限是适当的,且没有实际或潜在的利益冲突。作为其角色和职责的一部分——在5.3.1章节中要求的实施和遵守反贿赂管理体系,最高管理层应确保定期审查这些过程。
06规划
6.1 应对贿赂风险和机遇的行动
对反贿赂管理体系进行规划时,组织应考虑4.1中提及的因素、4.2中提及的要求、4.5中识别出的风险以及需要解决的机遇。
6.2 反贿赂目标及实现策划
组织应该在相关职能和层级中建立反贿赂目标。
组织应保留反贿赂目标相关的文件信息。
在策划如何实现其反贿赂目标时,组织应确定:
——做什么;
——需要什么资源;
——谁负责;
——何时完成;
——结果如何评价和汇报。
07支持
7.1 资源
组织应当确定并提供建立、实施、维护和持续改进反贿赂管理体系所需要的资源。
7.2能力
7.2.1 总则
7.2.2 雇用程序
7.3 意识和培训
组织应根据员工的岗位、面临的贿赂风险以及不断变化的环境,定期(具体周期由组织决定)为其提供反贿赂意识培训。组织应根据需要定期更新意识和培训方案以反映相关的最新信息。
组织应保留培训程序、培训内容和培训对象的文件信息。
7.4沟通
7.4.1 组织应确定与反贿赂管理体系相关的内部和外部沟通。
7.4.2 组织应向所有员工和商业伙伴公开其反贿赂政策,并向超出低贿赂风险的员工和商业伙伴进行直接沟通;组织应当通过其合适的内外部沟通渠道公布反贿赂政策。
7.5文件信息
7.5.1 总则
组织的反贿赂管理体系应包括:
a)本国际标准要求的文件信息;
b)组织确定的确保反贿赂管理体系有效必备的文件信息。
7.5.2 创建和更新
创建和更新文件信息。
7.5.3 文件信息控制
组织应对反贿赂管理体系和本国际标准要求的文件信息予以控制。
组织确定的策划和运行反贿赂管理体系所需的外来文件应得到适当的识别和控制。
08运行
8.1运行策划和控制
组织应策划、实施、监视和控制满足反贿赂管理体系要求的过程,并实施6.1所确定的措施。
组织应控制策划的变更并评估意外的后果,必要时,采取措施降低任何不利影响。
8.2尽职调查
组织应评估与特定交易、项目、活动、商业伙伴和员工相关的贿赂风险性质和程度。评估应包括任何必要的尽职调查,以获取充分信息评估风险。组织应定期更新尽职调查,以恰当地关注到变更的和最新的信息。
8.3 财务控制
组织应实施财务控制措施来管理贿赂风险。
8.4 非财务控制
组织应实施采购、运营、销售、商业以及其他非财务控制措施来管理贿赂风险。
8.5 在受管控组织及商业伙伴中实施反贿赂管控措施
8.6反贿赂承诺
关于所构贿赂风险超出低贿赂风险的所有商业伙伴,组织应执行程序。
8.7礼物、招待、捐赠和类似的好处
组织应实施程序,预防以贿赂或有理由被视为贿赂为目的的提供、准备或接受礼物、招待、捐款和类似好处。
8.8对反贿赂控制措施不足的管理
8.9提出问题
组织应当帮助确保所有员工知晓和能够使用汇报程序,且了解该汇报程序赋予其的权利和保护渠道。
8.10 调查和处理贿赂
调查应由与调查对象不在同一岗位或部门的人员承担及向其汇报,组织可聘请其他组织开展调查并汇报调查工作。
09绩效评价
9.1监视、测量、分析和评价
组织应保留作为方法和结果证据的适当文件信息。
组织应评价反贿赂的绩效和反贿赂管理体系的有效性。
9.2反贿赂合规职能的评审
9.3 内部审核
组织应确保审核员不得参与涉及自身工作的审核。
9.4 最高管理层评审
为了确保反贿赂管理体系能持续稳定、适宜和有效地运行,最高管理层应当定期对反贿赂管理体系进行评审。
9.5 主管部门评审
主管部门(若有)应基于最高管理层、反贿赂合规职责提供的信息及其可能获得的其他信息对反贿赂管理体系定期进行评审。
10改进
10.1 不符合和纠正措施
10.2 持续改进
组织应不断提高反贿赂管理体系的适宜性、充分性和有效性。
当今,ISO 37001得到了越来越多企业的认同,带给严格遵守反贿赂管理体系的企业一份安心、一份保障。
只要企业用行动和实践来养成反腐败的习惯,企业发展和商业环境一定可以期待。
参考文献 ISO,ISO 37001:2016 Anti-bribery management systems—Requirements with guidance for use
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